Jak usprawniłbyś komunikację wewnątrz swojej organizacji?

Sprawne i efektywne funkcjonowanie każdej organizacji wymaga wielu działań. Ważna jest nie tylko strategia firmy, zakres jej funkcjonowania czy też procedury wewnętrzne. Elementem dosyć istotnym jest komunikacja wewnątrz firmy, obieg informacji wśród pracowników. Działy oraz osoby, które na bieżąco komunikują się między sobą, nie tylko sprawniej funkcjonują, ale również szybko reagują na potrzeby pochodzące z zewnątrz organizacji – ze strony kontrahentów, dostawców, klientów przedsiębiorstwa.

Bank Danych o Inżynierach w sierpniu i we wrześniu 2013 roku przeprowadzał sondę internetową, w której zapytał specjalistów z branż technicznych, w jaki sposób usprawniliby komunikację w organizacji, w której obecnie pracują.

Wyniki sondy wielokrotnego wyboru „W jaki sposób usprawniłbyś komunikację wewnątrz swojej organizacji?” przeprowadzonej przez BDI w dniach 14.08.2013 – 1.10.2013.

Najwięcej ankietowanych, ponad 37,3 % zagłosowało na lepsze dopasowanie kompetencji do obowiązków pracownika. Jeżeli wszystkie procedury i obowiązki w firmie są doprecyzowane, każdy wie czym ma się zająć. Pracownik jest pewny swoich  funkcji, wie co należy do jego obowiązków, jak należy reagować na konkretne sytuacje.

Ponad 31,4 % głosujących wskazuje na cykliczne spotkania międzydziałowe jako sposób na poprawę komunikacji. Bardzo ważne jest aby działania poszczególnych działów były skoordynowane i współpraca pomiędzy nimi była płynna. Jeżeli cały zespół jest odpowiedzialny za powodzenie projektów można stworzyć jednolitą strategię działania firmy. Zgodnie z efektem synergii poszukiwanie rozwiązań i wspólne planowanie mogą skutkować jedynie zwiększoną efektywnością całej organizacji.

Coraz popularniejsze jest tworzenie w miejscu pracy tzw. chillout rooms. Prawie 30 % ankietowanych proponuje, aby w ich miejscu pracy utworzyć specjalne miejsce do odpoczynku, relaksu i nieformalnych spotkań. Miejsce takie umożliwia kontakt między współpracownikami, ale również pozwala na pozbycie się stresu. Dzięki temu pracownik wraca do swoich obowiązków ze zwiększoną wydajnością. 

Nieco ponad 21,6 % ankietowanych wskazuje na komunikatory wewnętrzne jako formę lepszego porozumiewania się. Na pewno jest to narzędzie, za pomocą którego otrzymać szybki feedback odnośnie bieżących problemów i pytań.

Dodatkowo ponad 19,6 % inżynierów wskazuje na proces adaptacji nowych pracowników jako metodę na lepszą komunikację w organizacji. Ważne jest aby zapoznać nowego pracownika z celami organizacji, historią firmy, z kulturą organizacyjną i ogólnymi zasadami pracy. Pracownik ze swojej strony powinien zapoznać się z metodami pracy nie tylko swojej, ale również współpracowników. Dzięki właściwemu przeprowadzeniu procesu adaptacji można uniknąć wielu niepożądanych zjawisk, jak na przykład niska efektywność zespołu.

Ponad 19,6 % głosujących poprawiłoby komunikacje w grupie poprzez szkolenia. Efektem szkolenia może być poprawniejszy obieg informacji w zespole oraz bardziej przyjazna atmosfera wśród współpracowników. Dzięki szkoleniom pracownicy mogą również dostosowywać swój przekaz do różnych sytuacji i różnych osobowości współpracowników.

Kluczowym czynnikiem decydującym o sukcesie strategii firmy, jej funkcjonowania i rozwoju jest zatem poprawny obieg informacji wewnątrz organizacji. Koordynacja działań przebiega wtedy bez zarzutu, zatem można szybko i precyzyjnie odpowiedzieć na pytania i potrzeby klienta zewnętrznego.